Constitution for the association

Scroll down for the danish version

Flydende By constitution


§1. The Association's Name and Domicile


§ 1.1 The association's name is: Flydende By (translates ”Floating City”)


§ 1.2 The associations domicile is: Bolsjefabrikken, Lærkevej 11, 2400 Kbh NV



§ 2. The purpose(/objective) of the association


§ 2.1 The purpose of our voluntary association is to develop the non-commercial culture scene and create projects that contribute concretely and inspirationally in areas such as architecture, arts, and social conditions.

From our starting point in Copenhagen we want to create activities in, and that involve the whole world.

As part of the work to achieve this we must create and run new physical spaces on land, as well as on the water, in the form of floating arcs. In and from these spaces there must be made activities that contribute to the purpose (aim, objective).



§ 3. Membership


§ 3.1 The association admits associations and individuals.


§ 3.2 The association admits as a member anybody who wishes to contribute to the purpose of the association. The association maintains a member list. All members receive a newsletter and call for general assembly. The individual member chooses themselves it's subscription amount each year.



§ 4. The General Assembly


§ 4.1 The general assembly is the highest authority of the association.


§ 4.2 The committee calls for the general assembly with at least a 14 day notice

Ordinary general assembly is held annually at the latest in the sixth month.


§ 4.3 The agenda for the ordinary general assembly as a minimum needs to contain the following agenda points:


1. Election of the facilitator

2. Name round with favourite animals

3. Report of the year and approval hereof

4. Presentation of accounts, and budget and approval hereof.

5. Incoming suggestions. Suggestions have to be received at latest one week before the general assembly

6. Election for the executive committee

7. Election of auditor

8. Any other business


§ 4.4 All decisions on a general assembly are tried to be approved by consensus. If it does not succeed to approve a decision through a consensus process, an interested party may put up the suggestion for voting. In that case the suggestion is approved at 80% majority.


§ 4.5 All present members have 1 vote.


§ 4.6 A member must, to achieve the right to vote, be admitted and have paid their subscription at least 8 days before the general assembly.


§ 4.7 It is not possible to vote by power of attorney.


§ 4.8 The general assembly is lead by a facilitator, that is chosen by the group. He can not be a member of the executive committee.


§ 4.9 On the general assembly the executive committee presents an account of the association's undertakings.


§ 4.10 Votes must happen in writing in the case that just one of the attending members voices a request hereof.



§ 5. The association's executive committee


§ 5.1 The association's daily leadership is undertaken by the executive committee, which is elected by the general assembly.


§ 5.2 The executive committee consists of 5 members.


§ 5.3 The association's executive committee is up for election each year.


§ 5.4 The executive committee can choose for practical reasons to constitute itself with chairman, deputy chairman, rear-rank man, water man and treasurer. These titles are equal.


§ 5.5 The executive committee can appoint working groups etc.


§ 5.6 (This paragraph is suspended until the next ordinary general assembly. Suspension decided on general assembly Jun 28th 2012) The executive committee abides to the weekly common meeting so forth this is working and making decisions by consensus.



§ 6. Authority to sign documents


§ 6.1 The association is signed for by two members of the executive committee in conjunction.


§ 6.2 When buying, mortgaging, or selling real estate the signature of the whole executive committee is required, though.



§ 7. Extraordinary general assembly


§ 7.1 Summoning happens, if the majority of the executive wishes it, or if 1/3 of the members wish it. The call for the meeting with agenda happens with at least two weeks notice and at the latest four weeks after there has been made a wish hereof.



§ 8. Accounting and economy


§ 8.1 The financial year follows the calendar year.


§ 8.2 The audited accounts with the coming years budget must be sent to the members at latest 14 days before the ordinary general assembly.


§ 8.3 Audit takes place once annually after the end of the financial year. Unannounced cash inspection can take place, when the accountant wishes so.


§ 8.4 The association is only liable for its obligations with the capital belonging at all times to the association. There is no liability incumbent on the members or the executive committee of the association.



§ 9. Administration of the association's real and temporary estates


§ 9.1 The association can hand over the responsibility for the daily running of estates to committees. The final responsibility always falls back on the association.



§ 10. Dissolution of the association


§ 10.1 Dissolution of the association requires a majority of 80% of the general assembly's or the extraordinary general assembly's attending members. The dissolution shall hereafter be approved on a following extraordinary general assembly.


§ 10.2 In case of the dissolution of the organisation the organisation's capital must be handed over to public benefit purposes.



§ 11. Use of Flydende By's estates and assets on a daily basis


§ 11.1 All use and stay in Flydende By's estates must happen in accordance with the by the executive committee laid down guidelines.


§ 11.2 Non-members can be expelled by the association's members cf. the above.



§ 12. Use of Flydende By's estates for events and projects


§ 12.1 All use must happen in accordance with the executive committee laid down guidelines.


§ 12.2 The responsibility for approvals to carry through events and projects rests on the executive committee and must be in accordance with the purpose.


§ 12.3 Events/projects are split into the following categories:


* Own projects

* Projects in cooperation with others. That is other associations/groups.

* Lending out to other's non-commercial events

* Lending out to other's commercial events


§ 12.3.1 Own projects are paid by Flydende By or its members. Possibly through fund raising. These projects will at any time be non-commercial.


§ 12.3.2 Other projects as a starting point will be paid for by collaborators.


§ 12.3.3 Estates can be lend out for shorter durations to other's non-commercial events.


§ 12.4 The executive committee assesses which category an event/project fits in.


§ 12.5 Commercial events include events with a big capital or a big surplus, for instance a harbour festival.


§ 12.5.1 Commercial events pay a rent. The rent generally must not exceed 1000 kr. per day, and as a starting point must not exceed 8 days. This is laid down for each event in accordance with the guidelines of the executive committee.


§ 12.6 Payment for the event happens after the execution of the event in accordance with signed contract.


§ 12.7 Deposit, people responsible for safety, clean up, etc. is taken care of in accordance with signed contract.



§ 13. Exclusion of members


§ 13.1 Members that make activities that are harmful to the association can be excluded by the executive committee in reference to the purpose(/objective) of the association.



§ 14 Maintenance of Flydende By's arks


§ 14.1 It is incumbent on the association the responsibility that the Arks at all times are in good and proper condition, therefore there must be routine maintenance carried out in accordance with the guidelines of the executive committee.


§ 14.2 At least once yearly there must be made an inspection by a competent professional. In case of doubt about an ark's proper condition, it must be lifted and put on land, until it can be said for sure that everything is proper, in accordance with the guidelines of the executive committee.


§ 14.3 The ark's daily crew is expected as an entry point to solve the daily superficial maintenance in accordance with the guidelines of the executive committee.


§ 14.4 The maintenance of the arks happen through voluntary work with assets from Flydende By.



§ 15 Building project


§ 15.1 Permission to more extensive building projects is given by the executive committee. The executive committee can appoint a meeting to take care of this duty.


§ 15.2 The construction work as an entry point is paid for and owned by the association.


§ 15.3 Property that doesn't represent any further value, and that the association does not wish to possess, can be handed over to others, with the purpose of saving the association of disposal expenses.



§ 16 Language


§ 16.1 The constitution is available in Danish and English. In cases of doubt the Danish version applies.



Flydende By vedtægter


§ 1. Foreningens navn og hjemsted


§ 1.1 Foreningens navn er: Flydende By


§ 1.2 Foreningens hjemsted er: Bolsjefabrikken, Lærkevej 11, 2400 Kbh NV



§ 2. Foreningens formål


§ 2.1 Formålet med vores frivillige forening er at udvikle det ikke-kommercielle kulturliv og skabe projekter der kan bidrage konkret, og som inspiration på områder som arkitektur, kunst og samfundsforhold.

Vi vil fra vores udspring i København skabe aktiviteter i, og som inddrager hele Verden.

Som en del af arbejdet med at opnå dette skal vi skabe og drive nye fysiske rum på land, foruden på vandet, i form af flydende Arker. I og fra disse rum skal der skabes aktiviteter der bidrager til formålet.



§ 3. Medlemskab


§ 3.1 Foreningen optager foreninger og enkeltpersoner.


§ 3.2 Foreningen optager som medlem enhver, som ønsker at bidrage til foreningens formål. Foreningen fører en medlemsliste. Alle medlemmer modtager nyhedsmail og indkaldelse til generalforsamling. Det enkelte medlem vælger selv sit kontingents størrelse hvert år.



§ 4. Generalforsamlingen


§ 4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.


§ 4.2 Bestyrelsen indkalder generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest i 6. måned.


§ 4.3 Dagsorden for ordinær generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:


1. Valg af dirigent

2. Navnerunde med fremsigelse af yndlingsdyr

3. Årsberetning samt godkendelse heraf

4. Fremlæggelse af regnskab og budget samt godkendelse heraf.

5. Indkomne forslag. Forslag skal være indkommet senest en uge før generalforsamlingen

6. Valg til bestyrelse

7. Valg af revisor

8. Eventuelt


§ 4.4 Alle beslutninger på en generalforsamling forsøges vedtaget ved konsensus. Lykkes det ikke at vedtage en beslutning gennem en konsensusproces, så kan en interesseret part sende forslaget til afstemning. Forslaget vedtages i så fald ved 80% stemmeflertal.


§ 4.5 Alle fremmødte medlemmer har 1 stemme.


§ 4.6 Et medlem skal for at opnå stemmeret være optaget og have indbetalt kontingent mindst 8 dage inden generalforsamlingen.


§ 4.7 Det er ikke muligt at stemme ved fuldmagt.


§ 4.8 generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Han må ikke være medlem af bestyrelsen.


§ 4.9 På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen beretning om foreningens virksomhed.


§ 4.10 Afstemninger skal ske skriftligt såfremt blot ét af de fremmødte medlemmer ytrer ønske herom.



§ 5. Foreningens bestyrelse


§ 5.1 Foreningens daglige ledelse forestår af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen.


§ 5.2 Bestyrelsen består af 5 medlemmer.


§ 5.3 Foreningens bestyrelse er på valg hvert år.


§ 5.4 Bestyrelsen kan vælge af praktiske årsager at konstituere sig selv med formand, næstformand, bagmand, vandmand og kasserer. Disse titler er ligestillede.


§ 5.5 Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper mm.


§ 5.6 (Denne paragraf er suspenderet indtil næste ordinære generalforsamling. Suspenderingen er besluttet på generalforsamlingen 28. Juni 2012) Bestyrelsen er underlagt det ugentlige fællesmøde såfremt dette fungerer og vedtager beslutninger ved konsensus.



§ 6. Tegningsret


§ 6.1 Foreningen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i forening.


§ 6.2 Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.



§ 7. Ekstraordinær generalforsamling


§ 7.1 Indkaldelse sker, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis 1/3 af medlemmerne ønsker det. Indkaldelse med dagsorden sker med mindst to ugers varsel og senest fire uger efter, at der er indgået ønske om det.




§ 8. Regnskab og økonomi


§ 8.1 Regnskabsår følger kalenderåret.


§ 8.2 Det reviderede regnskab med kommende års budget skal være fremsendt til medlemmerne senest 14 dage før den ordinære generalforsamling.


§ 8.3 Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det.


§ 8.4 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.



§ 9. Administration af foreningens faste og midlertidige ejendomme


§ 9.1 . Foreningen kan overdrage ansvaret for daglig drift af ejendomme til udvalg. Det endelige ansvar falder altid tilbage på foreningen.



§ 10. Opløsning af foreningen.


§ 10.1 Opløsning af foreningen kræver et flertal på 80% af generalforsamlingens eller den ekstraordinære generalforsamlings fremmødte medlemmer.


§ 10.2 Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler overdrages til almennyttige formål.



§ 11. Brug af Flydende By's ejendomme og aktiver på daglig basis


§ 11.1 Al brug og ophold på Flydende By's ejendomme skal ske i overensstemmelse med de af bestyrelsen fastsatte retningslinjer.


§11.2 Ikke-medlemmer kan bortvises af foreningens medlemmer jf. ovenstående.



§ 12. Brug af Flydende By's ejendomme til arrangementer og projekter


§ 12.1 Al brug skal ske i overensstemmelse med de af bestyrelsen fastsatte retningslinjer.


§ 12.2 Ansvaret for tilladelser til afvikling af arrangementer og projekter hviler på bestyrelsen og skal være i overensstemmelse med formålet.


§ 12.3 Arrangementer/projekter inddeles i følgende kategorier:


* Egne projekter

* Projekter i samarbejde med andre. Det være sig andre foreninger/grupper.

* Udlån til andres ikke-kommercielle arrangementer

* Udlån til andres kommercielle arrangementer


§ 12.3.1 Egne projekter betales af Flydende By eller dens medlemmer. Evt. gennem fundraising. Der vil til hver en tid være tale om ikke-kommercielle projekter.


§ 12.3.2 Andre projekter vil som udgangspunkt blive betalt af samarbejdspartnere.


§ 12.3.3 Ejendomme kan udlånes i kortere tid til andres ikke-kommercielle arrangementer.


§ 12.4 Bestyrelsen vurderer hvilken kategori et arrangement/projekt ligger i.


§ 12.5 Kommercielle arrangementer omfatter arrangementer med stor kapital eller stort overskud, fx en havnefest.


§ 12.5.1 Kommercielle arrangementer betaler en leje. Lejen må som udgangspunkt ikke overstige 1000 kr. pr. dag, og må som udgangspunkt ikke vare længere end 8 dage. Dette fastsættes for hvert arrangement i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinier.


§ 12.6 Betaling for arrangementet sker efter arrangementets afholdelse i overensstemmelse med indgået kontrakt.


§ 12.7 Dipositum, sikkerhedsansvarlige, oprydning mv. klares i overensstemmelse med indgået kontrakt.



§ 13. Eksklusion af medlemmer


§ 13.1 Medlemmer der laver aktiviteter der er til skade for foreningen kan ekskluderes af bestyrelsen i henhold til foreningens formål.



§ 14 Vedligeholdelse af Flydende By's arker.


§ 14.1 Der påhviler foreningen et ansvar for at Arkerne til enhver tid i god og forsvarlig stand, der skal derfor udføres rutinemæssig vedligeholdelse i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinier.


§ 14.2 Der skal mindst én gang årligt foretages en vurdering fra en kompetent fagmand m/k. I tilfælde af tvivl om en arks forsvarlige stand, skal den hæves og ligges på land, indtil det kan siges med sikkerhed at alt er forsvarligt, i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinier.


§ 14.3 Arkens daglige besætning forventes som udgangspunkt at løse den daglige overfladiske vedligeholdelse i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinier.


§ 14.4 Vedligeholdelsen af arkerne sker via frivillig arbejdskraft for midler fra Flydende By.



§ 15 Byggeprojekter


§ 15.1 Tilladelse til mere omfattende byggeprojekter gives af bestyrelsen. Bestyrelsen kan nedsætte et møde til at varetage denne opgave.


§ 15.2 Byggeriet bliver som udgangspunkt betalt og ejet af foreningen.


§ 15.3 Ejendom der ikke repræsenterer nogen videre værdi, og som foreningen ikke ønsker at eje kan overdrages til andre, med det formål at spare foreningen for omkostninger ved bortskaffelse.



§ 16 Sprog


§ 16.1 Vedtægterne foreligger på dansk og på engelsk. Ved tvivlsspørgsmål er den danske version gældende.